A Solução
Para responder com sucesso às necessidades do Grupo Hoti Hotéis, a solução passou pela implementação de uma Intranet para todos os utilizadores através da solução Diggspace da Create IT, integrada com a Solução de Gestão Documental baseada em Microsoft 365 que passa a ser o espaço privilegiado para a colaboração em todo o Grupo.
Envolvendo a equipa interna e os parceiros relacionados com a área de IT, com uso da framework Scrum, a Solução de Gestão Documental foi implementada, migrando os conteúdos anteriormente presentes em file shares para áreas de trabalho modernas em SharePoint Online, onde os colaboradores podem tirar partido de todas as capacidades do Office 365 (como por exemplo a edição colaborativa de documentos) e aceder à informação a partir de qualquer lugar ou dispositivo.
De acordo com Miguel Valério, Gestor de Projeto do Grupo Hoti Hotéis, “Com a nova solução, a Hoti Hotéis consegue explorar melhor as ferramentas disponibilizadas pelo Microsoft 365 da Microsoft. Existe hoje um espaço centralizado para toda a documentação e comunicação do Grupo e estamos a começar a aproveitar funcionalidades como conversações e marcação de reuniões usando o Microsoft Teams ou o planeamento de projetos com o Microsoft Planner, entre outras. Este projeto foi muito além das expetativas e conseguimos criar um ambiente colaborativo que dá resposta a todas as áreas funcionais, existindo ainda muitas potencialidades da plataforma Microsoft 365 que poderemos vir a usar no futuro. A Create IT teve um papel determinante ao longo do projeto, e foi sempre muito proativa e disponível, desde o aconselhamento das soluções até à implementação. Além disso, o acompanhamento dos trabalhos via framework Scrum ajudou a que existisse uma perfeita transparência e forte empenho de todas as equipas”.
“Do ponto de vista da gestão e do alinhamento entre equipas, o projeto de transformação digital da Hoti Hotéis foi exemplar. Através da participação direta da gestão executiva, representada por Henrique Ferreira, Administrador responsável pelas Tecnologias de Informação do Grupo, a equipa de projeto obteve todo o apoio e autonomia necessários para o sucesso do projeto. Os utilizadores foram envolvidos através de entrevistas e ações de formação, o que se traduziu num total alinhamento com a estratégia de transformação digital do Grupo. Tirando partido da framework Scrum, criou-se uma dinâmica de trabalho de alta proximidade, compromisso e desempenho com uma equipa multidisciplinar constituída pela Hoti, pela Create IT e pela RSS Infor (empresa parceira responsável pela infraestrutura). Os princípios da transparência, inspeção e adaptação que são os pilares desta framework permitiram delinear processos mais eficazes de acompanhamento e de resolução de problemas, obtendo uma agilidade com resultados comprovados, com benefício para os utilizadores finais, mas também para todos os intervenientes no processo”, assinala Márcio Antunes, Gestor de Projeto da Create IT.
