A Create IT é extremamente focada nas nossas necessidades de hoje e de futuro.
Rui Galamba - Ascendum Group IT & Business Development Director
Trabalhar com a Create é pensar conjuntamente nas melhores soluções para os nossos problemas, numa verdadeira relação de parceria.
Solução colaborativa da Create IT aproxima geografias e dinamiza comunicação da Ascendum
A solução implementada pela Create IT permitiu reforçar o sentimento de pertença, colaboração, envolvimento, compromisso e partilha de conhecimento entre todos os colaboradores da Ascendum (1400 em 18 países). Tudo isto através de uma comunicação mais ágil e em tempo real, com base numa plataforma online (intranet) centralizada e muito fácil de utilizar.
O Desafio
A Ascendum, um dos maiores fornecedores mundiais de soluções de equipamentos para infraestruturas e construção, a operar em 18 países, procurava uma solução colaborativa que ajudasse a aproximar as geografias, dinamizasse a comunicação entre todos os seus 1400 colaboradores, e promovesse a proximidade com a liderança da empresa.
Os principais desafios passavam por conseguir apresentar, de forma estruturada e centralizada, informação relevante aos colaboradores; integrar a infraestrutura de comunicação e colaboração dos vários países; e promover a partilha de conhecimento e informação entre todos os colaboradores, criando um ambiente colaborativo produtivo.
"Havia a necessidade de uma solução para partilhar informação genérica sobre o grupo, assim como diretrizes que a gestão de topo pretende garantir que são recebidas, em simultâneo, por todos os colaboradores. Além disso, pretendíamos também estimular a partilha informal de informação, de forma fácil e imediata, entre todos", explica Rui Galamba, IT & Business Development Director da Ascendum.
A Solução
A solução da Create IT para os desafios da Ascendum traduziu-se no desenvolvimento de um portal online (intranet) baseado nas ferramentas do Office 365, onde o Yammer desempenha um papel predominante. Como Microsoft Gold Partner em 4 competências ('Application Development', 'Application Integration', 'Collaboration and Content' e 'Cloud Platform') e uma vasta experiência em projetos similares, a opção pela Create IT surgiu de forma natural e teve a recomendação por parte da própria Microsoft.
"Fomos convidados pela Ascendum para fazer uma prova de conceito baseada nas ferramentas Yammer e Skype como suporte de comunicação a equipas de vários continentes. A prova de conceito foi um sucesso e, a partir daí, criámos um projeto para toda a organização", refere Raúl Ribeiro, Sponsor do Projeto da Create IT.
A solução concebida pela Create IT procurou tirar o máximo partido das tecnologias do Office 365, com enfoque especial nas plataformas SharePoint e Yammer, e assentou em 3 pilares fundamentais:
- Uma intranet social para partilha de informação dispersa e colaboração rápida
- Uma intranet clássica para partilha de informação mais estruturada e revista, e comunicação top-down de cariz institucional
- Integração entre ambas e as ferramentas de colaboração do posto de trabalho (Office 365)
Luís Belo, Responsável Técnico da Create IT, destaca que "Criámos pontos de comunicação e de partilha de informação, não só entre o board da Ascendum e as equipas geograficamente distribuídas, mas também entre as próprias equipas, como forma de trazer a participação ativa para a procura de soluções no seu dia-a-dia de trabalho".
A abordagem da Create IT permitiu obter economias de escala em termos de licenciamento, com uma redução significativa de custos, e o alinhamento total com a estratégia de externalização de serviços de infraestrutura (serviços cloud adequados à dispersão geográfica da Ascendum), bem como acelerar os processos de consolidação e adequação da plataforma Yammer à estratégia de comunicação interna da Ascendum.
De salientar ainda que, para a Ascendum, era crítico que o gestor de conteúdos fosse suficientemente user friendly para poder distribuir a responsabilidade pelos conteúdos por diferentes perfis. "Delegámos parte desta criação e inserção de conteúdos mais estruturados a diferentes geografias e a diferentes pessoas, com perfis e capacidades funcionais e técnicas distintas. Era por isso fundamental que tudo fosse ágil e simples", desvenda Rui Galamba.
"Ao longo do projeto, a Create IT foi respondendo com sucesso aos vários desafios específicos que iam aparecendo e trabalhou sempre numa verdadeira relação de parceria com a Ascendum, tendo igualmente investido em análise e investigação, o que permitiu atingir todos os objetivos inicialmente definidos", salienta Rui Galamba.
Os Resultados
A principal mais-valia do projeto foi o espírito de unidade que veio trazer à Ascendum, uma organização de grande dimensão e com grandes diferenças culturais e geográficas.
"Com o novo portal, a Ascendum conseguiu aproximar e aumentar a colaboração entre as equipas, a partilha de conhecimento e a forma como as subsidiárias comunicam entre si. Capacitou os nossos colaboradores com mais informação e reforçou o espírito de pertença. Quanto a outros ganhos mais quantitativos, são difíceis de medir no curto prazo. No limite, a intranet poderá vir a traduzir-se no futuro num menor attrition rate, mas essa relação direta será sempre difícil de medir", adianta Rui Galamba.
O sucesso do projeto resultou numa parceria de manutenção evolutiva e de melhoria contínua entre a Ascendum e a Create IT, que é agora parceiro Office 365 da Ascendum.
"Trabalhámos muito, como é típico da Create IT, num conceito de equipa única, onde há muita proximidade e alinhamento entre todos. Nada nos dá maior satisfação que ver o antes e o depois, a motivação atual das pessoas, a forma como passaram a interagir e a comunicar independentemente da sua localização, e a forma como todos contribuímos para uma melhor Ascendum", conclui Maria João Ferreira, Gestora do Projeto.
As nossas equipas estão inteiramente à disposição para qualquer esclarecimento, informação e/ou agendamento de reuniões.